TÜRKÇE

SENTINEL Airsoft · Gizlilik Politikası

Yürürlük tarihi: 8 Ekim 2026

Bu metin SENTINEL uygulamasının (Android, iOS ve web sürümü) hangi verinizi aldığını, kimin gördüğünü, nerede ve ne kadar süre durduğunu anlatır. Uygulamanın bugün gerçekten yaptığı şeye göre yazılmıştır; bir verinin otomatik silinmediği yerde bunu açıkça söyler.

1. Biz kimiz

SENTINEL'i Nomads Airsoft geliştirir (NOMADS PLASTİK SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ). Verilerinizden sorumlu olan bu şirkettir.

İletişim: info@nomads.zone

2. Kısaca

• Hesap açmazsınız; e-posta ya da şifre istemeyiz. Kaptanlar isterse bir iletişim bilgisi yazabilir.
• Reklam yok, kullanım analitiği yok, üçüncü taraf izleyici yok. Verinizi satmayız.
• İlk açılışta adınızı ve soyadınızı yazarsınız; ayrı bir takma ad yoktur. Girdiğiniz operasyondaki herkes, karşı taraf dahil, bu adı görür.
• Konumunuz kendiliğinden yalnız bir operasyonun içindeyken gönderilir; oyun sürerken kendi tarafınız ve operasyonu kuran kişi görür. Oyun bitince hareket geçmişini yalnız operasyonu kuran kişi ve uygulamanın yöneticisi alabilir; operasyon kodunu bilmek yetmez.
• Telsizde konuştuğunuz ses sunucudan geçer ama sunucuda kaydedilmez.
• Sunucumuz ABD'dedir; verileriniz yurt dışına aktarılmış olur.
• Bazı kayıtlar için otomatik silme yoktur. Hangileri olduğu 6. bölümde tek tek yazılıdır.
• Silme talebinize en geç 30 gün içinde yanıt veririz (7. bölüm).

3. Hangi veriyi alıyoruz, kim görüyor

Konum

• Ne zaman: gerçek bir operasyon odasına girdiğinizde, lobiden oyun bitene kadar, konum izni açıkken. Operasyon dışında konumunuz kendiliğinden gönderilmez; uygulama kapalıyken hiç gönderilmez. Tek istisna: etkinlik oluştururken konum düğmesine basarsanız o anki konumunuz etkinliğin haritadaki yeri olur, etkinliği kaydedince sunucuya gider ve tüm kulüp üyelerine görünür. Uygulama "her zaman" (arka plan) konum izni istemez.
• Ne gönderilir: enlem ve boylam, konumun doğruluğu, yön ve hız.
• Kim görür: sizinle aynı tarafta olan oyuncular. Operasyonu kuran kişi bir tarafa girmediyse herkesin konumunu görür. Oyun sürerken konumunuz karşı tarafa gönderilmez.
• Hareket geçmişi: oyun sürerken herkesin konumu 3 saniyede bir sunucunun belleğine not edilir (en çok yaklaşık son 2 saat). Bu kayıt oyun sonu tekrarı için tutulur. Güncel uygulama sürümünde tekrar ekranı yoktur; kayıt yine de tutulur.
• Geçmişi kim alabilir: oyun sürerken kimse. Oyun bittikten sonra yalnız operasyonu kuran kişi (telefonunda duran kurucu anahtarıyla) ve uygulamanın yöneticisi iki tarafın hareket geçmişini (ad-soyad, taraf, konum) ve kayıp listesini alabilir. Operasyon kodunu bilmek tek başına yetmez.

Mikrofon (bas-konuş telsiz)

• Mikrofon, bas-konuş düğmesine ilk bastığınızda açılır ve operasyon boyunca hazır bekler; bu sürede telefonunuzun mikrofon göstergesi yanık görünebilir. Oyun bitince ya da operasyondan çıkınca mikrofon bırakılır; bir sonraki operasyonda düğmeye basınca yeniden açılır.
• Ses yalnız düğmeyi basılı tuttuğunuz sürece kaydedilir (tek basışta en çok 15 saniye) ve düğmeyi bırakınca gönderilir.
• Sunucu sesi alıp ilgili kişilere iletir; diske yazmaz, saklamaz.
• Kim duyar: takım kanalında kendi tarafınız ve operasyonu kuran kişi; komuta kanalında kurucu ve kaptanlar; genel kanalda (yalnız kurucu yayın yapabilir) operasyondaki herkes.
• Sesi alan telefonlarda son 10 konuşma, yeniden dinlenebilsin diye uygulamanın belleğinde durur; uygulama kapanınca gider.

Ad ve soyad

• Uygulamayı ilk açtığınızda, bir takıma girmeseniz de, adınız ve soyadınız sorulur. Ayrı bir takma ad (çağrı adı) yoktur: oyunda ve takımınızda bu adla görünürsünüz.
• Takımda: bir takıma katıldığınızda ya da takım kurduğunuzda ad-soyadınız üyelik kaydıyla sunucuda saklanır. Kadro listesinde takımınızın kaptanı görür; uygulamanın yöneticisi de görebilir.
• Operasyonda: girdiğiniz operasyondaki herkes, karşı taraf dahil, ad-soyadınızı görür (oyuncu listesi, kayıp listesi, yazılı telsiz).
• Ad-soyadınız operasyonun kayıp listesine ve tarafı kimin hazır bildirdiği kaydına girer; bunlar diske ve yedeklere yazılır. Oyun sonu hareket geçmişinde konumunuzla birlikte durur.
• Sunucunun çalışma günlüğüne "şu operasyona şu ad-soyad, şu tarafta katıldı" satırı yazılır.

Takım adı, logo, kaptanın iletişim bilgisi

• Takım adı, logosu ve oyuncu sayısı tüm kulüp üyelerine görünür (takım dizini, etkinlikler, operasyondaki taraflar).
• Logo dosyaları giriş istemeden sunulur: adresleri rastgele üretilir ve tahmin edilemez, ama adresi bilen herkes açabilir.
• Kaptanın isteğe bağlı yazdığı iletişim bilgisini yalnız yönetici görür.
• Kaptan, hesabına başka bir telefondan dönebilmek için tek kullanımlık bir kurtarma kodu üretebilir. Kod yalnız üretildiği anda gösterilir; sunucuda kodun kendisi değil, geri çevrilemeyen özeti durur. Uygulama kodu telefonda saklamaz.

Etkinlikler ve ekleri

• Kaptanın açtığı etkinlikte şunlar saklanır: ad, açıklama, tarih ve toplanma saati, yer adı ve haritadaki noktası, ücret, düzenleyen takım ve kişi adı, iletişim bilgisi, saha planı çizimleri ve en çok 5 ek (fotoğraf, video ya da PDF; her biri en çok 12 MB).
• Etkinlikleri tüm kulüp üyeleri görür. İletişim bilgisi yalnız etkinliği açana gösterilir.
• Takımların katılım bildirimi (kaç kişi gelecekleri) saklanır ve tüm üyelere görünür.
• Ek dosyaları giriş istemeden sunulur: adresleri rastgele üretilir ve tahmin edilemez, ama adresi bilen herkes açabilir. Eklediğiniz fotoğraf ve videolarda başka kişiler varsa bunu göz önünde bulundurun.

Operasyon kayıtları

• Operasyon adı, taraflar ve logoları, haritaya çizilenler, skor, kayıp listesi (ad-soyad, taraf, saat), tarafı kimin hazır bildirdiği ve yazılı telsiz mesajları sunucuda diske yazılır. Amaç: sunucu yeniden başlarsa oyunun kaybolmaması.
• Yazılı telsiz mesajları, sesle aynı kanal kuralına göre gösterilir.

Ortak sohbet ve kaptan oylaması

• Ortak sohbet: yazdığınız mesajı adınız-soyadınız ve takımınızla birlikte tüm kulüp üyeleri görür; üye olmayan göremez. Sunucuda en çok son 500 mesaj, en çok 30 gün saklanır; eskisi kendiliğinden silinir. Kendi mesajınızı silebilirsiniz. Kulüp yöneticisi ve uygulama yönetimi her mesajı silebilir, kuralı çiğneyen üyeyi sohbette bir süre susturabilir. Takımdan çıktığınızda ya da üyeliğiniz silindiğinde mesajlarınız da silinir. Kaba sözler sunucuda kendiliğinden yıldız işaretleriyle örtülür. Susturma kaydı (takım, ad ve bitiş zamanı) süresi dolana kadar tutulur; bu sürede aynı takıma sonradan katılanlar da yazamaz. Kötüye kullanımı sınırlamak için kişi, takım ve kulüp başına dakikalık mesaj sınırı vardır.
• Şikâyet: bir mesajı şikâyet ederseniz mesajın o anki metni, yazarının adı, sizin üye kimliğiniz ve zaman kaydedilir. Kaydı kulüp yöneticisi (şikâyet edenin kim olduğu gösterilmeden) ve uygulama yönetimi görür. En çok 200 kayıt, en çok 30 gün tutulur. Hakkınızda şikâyet kaydı varken takımdan çıkarsanız kayıt (mesaj metni ve adınız) bu süre dolana kadar kalır; takım silindiğinde ya da silme talebiniz üzerine hemen silinir.
• Engelleme ve okundu bilgisi: engellediğiniz kişilerin listesi ve okuduğunuz son mesajın zamanı yalnız telefonunuzda durur; sunucuya gönderilmez.
• Kaptan oylaması: yeni bir takımın kulübe kabulü için kaptanlar takımları adına oy verir. Oylar anonimdir: sunucu yalnız toplam sayıyı ve, aynı takım iki kez oy vermesin diye, oylama sürerken hangi takımın oy kullandığını saklar. Olumsuz oyu hangi takımın verdiği hiçbir yere kaydedilmez; sayım ve oy kullanan takımlar kimseye (kulüp yöneticisi dahil) gösterilmez. Tek olumsuz oy oylamayı bitirdiği için, oylama sürerken oy kullandığı kayıtlı takımlar olumlu oy vermiş takımlardır. Oylama sonuçlanınca sayım ve oy kullanan takım listesi silinir; sonuç 7 gün görünür, sonra kayıt silinir. Anonimliğin sınırı: kulüpte az takım varsa (yöneticinin takımı dışında üçten az) olumsuz oyu kimin verdiği tahmin edilebilir; uygulama bunu oy ekranında söyler. Tek olumsuz oy oylamayı bitirdiği için oylamanın düştüğü zaman kaptanlara görünür.
• Sohbet mesajları, şikâyet kayıtları ve açık oylamalar sunucu yedeklerinde, yedeğin saklama süresi boyunca (6. bölüm) kalabilir. Açık oylamanın sayımı ve oy kullanan takım listesi yedeklere ve dışarı alınan kopyalara yazılmaz.

Geri bildirim

• Geri bildirim formunu kullanırsanız şunlar kaydedilir: yazdığınız ad, mesajınız, türü (hata ya da öneri), uygulama sürümü, cihaz ya da tarayıcı türü, oyundaki adınız ve gönderim zamanı.
• İnternet (IP) adresiniz bu kayda yazılmaz. Art arda gönderimi sınırlamak için (10 dakikada en çok 5) yalnız sunucunun belleğinde tutulur ve en geç sunucu yeniden başlayınca silinir. Önceki sürümlerde kayıtlara yazılmış IP adresleri sunucudan silinmiştir.
• Mesajınız geliştiriciye iletilir: geliştiricinin Türkiye'deki bilgisayarına indirilir ve kendisine WhatsApp üzerinden gönderilebilir.

Hata raporları (1.5.4 ve sonraki sürümler)

• Uygulama beklenmedik bir hata verirse kendiliğinden kısa bir rapor yollar: uygulama sürümü, platform (Android, iOS ya da web), hata metni ve teknik izi, o an açık olan ekranın adı ve varsa operasyon kodu.
• Ad, konum ya da giriş anahtarı gönderilmez. IP adresi bu kayda yazılmaz.

Bağlantı ve cihaz bilgisi

• Sunucuya her bağlandığınızda IP adresinizi sunucu görür. Aşırı istekleri sınırlamak için sunucunun belleğinde geçici olarak tutulur (en geç sunucu yeniden başlayınca silinir); uygulamamız IP adresini diske yazmaz.
• Operasyona girerken, eski ve yeni sürümler birlikte çalışabilsin diye uygulamanın hangi sürüm kuşağından olduğu gönderilir.
• Operasyona girerken, bağlantınız kopup geri geldiğinizde sizi tanımak için kalıcı bir kimlik gönderilir: kulüp üyesiyseniz üye kimliğiniz, değilseniz telefonunuzda üretilip saklanan rastgele bir kimlik. Bu kimlik diğer oyunculara gönderilmez. Taraf komutanıysanız oda kaydıyla birlikte diske ve yedeklere yazılır; oda ile birlikte silinir.
• Kulüp üyesiyseniz operasyona girerken giriş anahtarınız da gönderilir; sunucu bununla takımınızı doğrular, operasyon kaydına yazmaz.
• Reklam kimliği, rehber, fotoğraf arşivi gibi bilgiler alınmaz.

Kamera ve fotoğraflar

• Yalnız takım logosu ya da etkinlik eki eklerken, sizin seçtiğiniz ya da çektiğiniz dosya alınır.

Telefonunuzda saklananlar

• Adınız ve soyadınız, takımınız, giriş anahtarınız, kurduğunuz operasyonun kurucu anahtarı, operasyonlarda sizi tanıyan rastgele kimlik ve süren operasyonun durumu telefonunuzda uygulamanın kendi deposunda durur. Uygulamayı kaldırınca ya da verilerini temizleyince silinir.

4. Verileri ne için kullanıyoruz

• Haritada tarafınızı göstermek, telsizi çalıştırmak, oyunu yürütmek ve oyun sonu hareket kaydını tutmak.
• Takım, kadro ve etkinlikleri yönetmek.
• Kötüye kullanımı sınırlamak, hataları bulup düzeltmek ve veri kaybına karşı yedek almak.

Başka amaçla kullanmayız: reklam, profil çıkarma ya da satış yoktur.

Hukuki dayanak, sade dille: hizmeti size sunabilmemiz için gerekli olan veriler (takım, operasyon, etkinlik kayıtları); güvenlik, hata ayıklama ve yedek için meşru menfaatimiz; konum, mikrofon ve kamera için telefonunuzda verdiğiniz izin. Bu izinleri dilediğiniz an telefon ayarlarından kapatabilirsiniz; uygulama o özellik olmadan çalışmaya devam eder.

5. Veriler nerede duruyor, kimlere gidiyor

• Sunucu: Railway adlı barındırma şirketinde, ABD'nin batısındaki veri merkezinde. Verileriniz böylece Türkiye ve AB dışına aktarılmış olur. Railway altyapı sağlayıcısı olarak sunucudaki verilere ve bağlantı kayıtlarına teknik olarak erişebilir.
• Bağlantı: uygulama ile sunucu arasındaki bağlantı şifrelidir (HTTPS). Sunucudaki dosyalar uygulama tarafından ayrıca şifrelenmez.
• Harita: uydu görüntüsü Google'dan, yedek olarak Esri'den, arazi yüksekliği Amazon (AWS) üzerindeki açık veriden doğrudan telefonunuza iner. Bu sağlayıcılar IP adresinizi ve haritanın hangi bölgesini istediğinizi görür; adınızı görmez.
• Yer arama: etkinlik oluştururken yer aradığınızda yazdığınız arama metni OpenStreetMap'in arama hizmetine gider.
• Paylaş ve yol tarifi düğmeleri: WhatsApp, Telegram, Apple Haritalar, Google Haritalar ve Yandex yalnız siz dokunursanız açılır.
• Geliştirici bilgisayarı: veri yedekleri ve geri bildirimler geliştiricinin Türkiye'deki bilgisayarına indirilir (bkz. 6. bölüm).

Bunların dışında verinizi kimseyle paylaşmayız.

6. Ne kadar süre saklıyoruz

• Anlık konum: yalnız sunucunun belleğinde durur; bağlantınız kopunca silinir.
• Hareket geçmişi: yalnız sunucunun belleğinde durur; diske ve yedeklere yazılmaz. Yeni oyun başlayınca sıfırlanır; sunucu yeniden başlayınca ya da oda silinince yok olur.
• Telsiz sesi: sunucuda saklanmaz.
• Operasyon odası (çizimler, skor, ad-soyad içeren kayıp listesi ve hazır kaydı, yazılı telsiz, taraf logoları, taraf komutanının kimliği): odadan son kişi çıktıktan 24 saat sonra silinir. Hiç girilmemiş oda 1 saat sonra silinir. Sunucu dolarsa en uzun süredir boş duran oda daha erken silinebilir.
• Yazılı telsiz: oda başına son 300 mesaj tutulur (diskte son 100), oda ile birlikte silinir.
• Üyelik kaydı (ad-soyad, giriş anahtarı, katılma zamanı ve son görülme günü): otomatik silinmez. Takımdan çıktığınızda, kaptan sizi çıkardığında, takım silindiğinde ya da talebiniz üzerine yönetici sildiğinde silinir.
• Takım kaydı: otomatik silinmez. Takım silinince üyeler ve logo silinir; takım adı, kaptanın adı-soyadı, iletişim bilgisi, takım kodu ve kurtarma kodu özeti de kayıttan silinir. Geriye yalnız takımın iç kimlik numarası, "silindi" işareti ve silinme zamanı kalır; bunlar kişisel bilgi içermez. Daha önce silinmiş takımların kayıtları da aynı hâle getirilmiştir. Silinen takımın açtığı etkinlikler: başka takım katılım bildirmemişse ekleriyle birlikte silinir; bildiren varsa silinmez, iptal edilmiş olarak ekleriyle birlikte sunucuda kalır ve içinde düzenleyen takımın ve kişinin adı durmaya devam eder. Bu etkinliği kaptanlar silemez; talep üzerine yönetici ekleriyle birlikte siler.
• Etkinlikler ve ekleri: otomatik silinmez; tarihi geçse de silinene kadar durur. Başka bir takım katılım bildirdiyse kaptan etkinliği silemez, yalnız iptal edebilir: iptal edilen etkinlik ve ekleri sunucuda kalır, ek dosyaları adresiyle açılmaya devam eder. Yönetici bir etkinliği sildiğinde ek dosyaları da silinir.
• Geri bildirimler: süreye bağlı silme yoktur; en yeni 2000 kayıt tutulur. Talep üzerine tek tek silinir.
• Hata raporları: süreye bağlı silme yoktur; dosya yaklaşık 1 MB'ı aşınca en eski yarısı atılır. Talep üzerine silinir.
• Sunucu günlükleri: Railway'in günlük sisteminde durur; saklama süresini Railway belirler.
• Sunucudaki yedekler: veri değiştikçe saatte en çok bir yedek alınır. En yeni 48 kopya ile yedek alınan son 14 günün birer kopyası tutulur, daha eskiler silinir. Yedeklerde takım ve üyelik kayıtları, etkinlikler ve operasyon kayıtları bulunur. Yani silinen bir kayıt yedeklerde yaklaşık 14 gün daha durur; sunucuda uzun süre değişiklik olmazsa bu süre uzayabilir.
• Arıza ve geri yükleme kopyaları: dönen yedeklerin dışında sunucuda verinin üç tür tam kopyası daha durabilir: bir önceki kaydın kopyası (sonraki kayıtta üzerine yazılır), bir arıza olursa yüklenemeyen verinin kopyası ve yönetici bir yedeği geri yüklerse o andaki verinin kopyası. Hepsi ad-soyadları ve giriş anahtarlarını içerir. Arıza ve geri yükleme kopyaları otomatik silinmez; elle silinene kadar durur. Silinen bir kayıt bu kopyalarda 14 günden uzun kalabilir.
• Geliştirici bilgisayarındaki kopyalar: her yeni sürüm yayınında verinin bir kopyası geliştiricinin bilgisayarına alınır; geri bildirimlerin de bir kopyası orada durur. Yönetici kaptanlara kurtarma kodu dağıtırsa takım adı, kaptanın adı ve kod da bu bilgisayarda bir dosyaya yazılır. Bu kopyalar için otomatik silme yoktur.

7. Verinizi nasıl silersiniz

• Uygulamadan: takımdan çıkın; üyelik kaydınız silinir. Kaptansanız takımı silebilirsiniz; tüm üyeler ve logo silinir, takım adı, adınız ve iletişim bilginiz de kayıttan silinir. Etkinliği açan takımın kaptanı, başka takım katılım bildirmemişse etkinliği ve eklerini silebilir; bildiren varsa etkinlik silinemez, yalnız iptal edilir ve ekleriyle birlikte sunucuda kalır.
• Telefonunuzdan: uygulamayı kaldırın ya da verilerini temizleyin.
• Bize yazarak: info@nomads.zone adresine hangi takımda ve hangi ad-soyadla kayıtlı olduğunuzu yazın. Hesap olmadığı için sizi ancak bu bilgiyle bulabiliriz. Talebinize en geç 30 gün içinde yanıt veririz; silme bittiğinde size haber veririz.
• Talep üzerine sunucudan sildiklerimiz: üyelik kaydınız, geri bildirim kayıtlarınız, hata raporları (içlerinde ad yoktur; operasyon koduna ya da zamana göre silinir), etkinlikler ve ekleri (iptal edilmiş olanlar dahil). Takımı duran bir kaptanın kaydı tek başına silinmez; takımla birlikte silinir.
• Hemen silinemeyenler: sunucudaki dönen yedekler kendi döngüsünde (yaklaşık 14 gün) silinir. Arıza ve geri yükleme kopyalarını ve geliştirici bilgisayarındaki kopyaları elle sileriz. Railway'in günlük sistemindeki satırları tek tek silemeyiz; Railway'in saklama süresi dolunca silinir. Geliştiriciye WhatsApp üzerinden iletilmiş geri bildirim mesajı o sohbetten ayrıca silinir.

8. Haklarınız (KVKK ve GDPR)

Şunları isteyebilirsiniz:

• Hakkınızda veri tutup tutmadığımızı, tutuyorsak ne olduğunu, ne için kullanıldığını ve kimlere aktarıldığını öğrenmek.
• Verinizin bir kopyasını almak.
• Yanlış ya da eksik veriyi düzelttirmek.
• Verinizi sildirmek.
• Verinizin işlenmesine itiraz etmek ya da işlenmesini sınırlandırmak.

Bu taleplere en geç 30 gün içinde yanıt veririz. Yanıtımızdan memnun kalmazsanız Türkiye'de Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na, AB'de yaşıyorsanız kendi ülkenizin veri koruma kurumuna şikâyet edebilirsiniz.

9. Çocuklar

Uygulama çocuklara yönelik değildir; 13 yaşından küçükler kullanmamalıdır. Uygulama yaş sormaz ve yaş doğrulaması yapmaz. Bir çocuğun verisinin bize ulaştığını düşünüyorsanız yazın, sileriz.

10. Güvenlik hakkında bilmeniz gerekenler

• Operasyona katılmak için yalnız operasyon kodu gerekir. Kodu bilen ve sizin tarafınıza katılan herkes konumunuzu görür; operasyondaki herkes ad-soyadınızı görür. Kodu yalnız oyuncularınızla paylaşın.
• Takıma katılmak için takım kodu yeterlidir. Takım kodunu ve bir üyenin ad-soyadını bilen kişi o üyenin yerine giriş yapabilir; bu kaptan için de geçerlidir: kaptanın yerine giren kişi kadroyu görür, oyuncu çıkarabilir, takımı silebilir. Ad-soyadınız operasyonda herkese göründüğü için takım kodunu yalnız takım arkadaşlarınızla paylaşın. Kod yanlış kişilerin eline geçtiyse kaptan kodu yenileyebilir.
• Logo ve etkinlik eki dosyaları giriş istemeden açılır. Adresleri tahmin edilemez, ama adresi paylaşılan dosyayı herkes görebilir.

11. Bu metindeki değişiklikler

Metin değişirse yeni hâli bu sayfada yayımlanır ve üstteki tarih güncellenir.

12. İletişim

Sorularınız ve talepleriniz için: info@nomads.zone

ENGLISH

SENTINEL Airsoft · Privacy Policy

Effective date: 8 October 2026

This policy explains what data the SENTINEL app (Android, iOS and the web version) takes from you, who can see it, where it is kept and for how long. It is written from what the app actually does today; where nothing deletes a piece of data automatically, it says so.

1. Who we are

SENTINEL is developed by Nomads Airsoft (NOMADS PLASTİK SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Türkiye). This company is the data controller.

Contact: info@nomads.zone

2. In short

• You do not create an account; we do not ask for an e-mail address or a password. Captains may optionally enter a contact detail.
• No ads, no usage analytics, no third-party trackers. We do not sell your data.
• On first launch you enter your first and last name; there is no separate nickname. Everyone in an operation you join, including the opposing side, sees this name.
• Your location is sent automatically only while you are inside an operation; during the game it is visible to your own side and to the person who set up the operation. Once the game has ended, only the person who set up the operation and the app administrator can retrieve the movement history; knowing the operation code is not enough.
• Your push-to-talk audio passes through the server but is not recorded there.
• Our server is in the United States, so your data is transferred abroad.
• Some records are never deleted automatically. Section 6 lists them one by one.
• We answer deletion requests within 30 days at most (section 7).

3. What we collect and who sees it

Location

• When: from the moment you enter a real operation room, from the lobby until the game ends, while location permission is on. Outside an operation your location is never sent automatically, and nothing is sent while the app is closed. One exception: if you tap the location button while creating an event, your current position becomes the event's map point; it goes to the server when you save the event and is visible to all club members. The app does not ask for "always" (background) location permission.
• What is sent: latitude and longitude, accuracy, heading and speed.
• Who sees it: players on the same side as you. If the person who set up the operation has not joined a side, they see everyone. During the game your location is not sent to the opposing side.
• Movement history: while the game is running, everyone's position is noted in the server's memory every 3 seconds (roughly the last 2 hours at most). This record is kept for an after-action replay. The current app version has no replay screen; the record is kept nevertheless.
• Who can retrieve the history: nobody while the game is running. Once the game has ended, only the person who set up the operation (with the organiser key kept on their phone) and the app administrator can retrieve the movement history of both sides (first and last name, side, position) and the casualty list. Knowing the operation code alone is not enough.

Microphone (push-to-talk radio)

• The microphone is switched on the first time you press the push-to-talk button and stays ready for the duration of the operation; during that time your phone's microphone indicator may stay lit. When the game ends or you leave the operation the microphone is released; it is switched on again when you press the button in your next operation.
• Audio is recorded only while you hold the button (15 seconds at most per press) and is sent when you release it.
• The server receives the audio and relays it to the recipients; it does not write it to disk or keep it.
• Who hears it: on the team channel, your own side and the person who set up the operation; on the command channel, the organiser and captains; on the general channel (only the organiser can broadcast), everyone in the operation.
• On receiving phones, the last 10 transmissions stay in the app's memory so they can be replayed; they are gone when the app is closed.

First and last name

• The first time you open the app you are asked for your first and last name, even if you never join a team. There is no separate nickname (callsign): you appear under this name in games and in your team.
• In a team: when you join or create a team, your name is stored on the server with your membership record. Your team's captain sees it in the roster; the app administrator can see it too.
• In an operation: everyone in an operation you join, including the opposing side, sees your name (player list, casualty list, text radio).
• Your name goes into the operation's casualty list and into the record of who marked a side as ready; these are written to disk and backups. In the after-action movement history it is kept together with your position.
• The server's runtime log receives a line saying which name joined which operation on which side.

Team name, logo, captain's contact detail

• Team name, logo and player count are visible to all club members (team directory, events, sides in an operation).
• Logo files are served without login: their addresses are randomly generated and cannot be guessed, but anyone who has the address can open them.
• The contact detail a captain may optionally enter is visible only to the administrator.
• A captain can generate a single-use recovery code in order to get back into their account from another phone. The code is shown only at the moment it is generated; the server keeps an irreversible digest of it, not the code itself. The app does not store the code on the phone.

Events and attachments

• An event opened by a captain stores: title, description, date and assembly time, place name and map point, fee, organising team and person name, contact detail, field plan drawings and up to 5 attachments (photo, video or PDF; 12 MB each at most).
• Events are visible to all club members. The contact detail is shown only to the event's owner.
• Teams' attendance notices (how many people are coming) are stored and visible to all members.
• Attachment files are served without login: their addresses are randomly generated and cannot be guessed, but anyone who has the address can open the file. Keep this in mind if other people appear in the photos or videos you attach.

Operation records

• Operation name, sides and their logos, map drawings, score, casualty list (first and last name, side, time), who marked each side as ready, and text radio messages are written to disk on the server, so that a game is not lost if the server restarts.
• Text radio messages are shown under the same channel rules as voice.

Club chat and captain votes

• Club chat: a message you write is seen by all club members, together with your first and last name and your team; non-members cannot see it. The server keeps at most the last 500 messages, for at most 30 days; older ones are deleted automatically. You can delete your own messages. The club manager and the app administration can delete any message and can mute a member who breaks the rule for a period of time. When you leave your team or your membership is deleted, your messages are deleted too. Offensive words are masked with asterisks on the server automatically. A mute record (team, name and end time) is kept until it expires; during that time members who join the same team afterwards cannot write either. To limit abuse there are per-minute message limits per person, per team and for the whole club.
• Reports: if you report a message, the text of that message at that moment, its author's name, your member ID and the time are stored. The record is seen by the club manager (without showing who reported) and by the app administration. At most 200 records are kept, for at most 30 days. If you leave your team while there is a report about you, the record (message text and your name) stays until that period ends; it is deleted immediately when the team is deleted or upon your deletion request.
• Blocking and read state: the list of people you blocked and the time of the last message you read stay on your phone only; they are not sent to the server.
• Captain votes: to admit a new team to the club, captains vote on behalf of their teams. Votes are anonymous: the server stores only the totals and, so that a team cannot vote twice, which teams have voted while the vote is open. Which team cast a negative vote is never recorded anywhere; the totals and the teams that voted are shown to no one (the club manager included). Because a single negative vote ends the vote, the teams recorded as having voted while a vote is open are the teams that voted in favour. When the vote ends, the totals and the list of teams that voted are deleted; the result stays visible for 7 days, then the record is deleted. Limits of anonymity: if the club has few teams (fewer than three besides the manager's team), who cast a negative vote can be guessed; the app says so on the voting screen. Because a single negative vote ends the vote, the time at which a vote failed is visible to captains.
• Chat messages, report records and open votes may remain in server backups for the backup retention period (section 6). The totals and the list of teams that voted in an open vote are not written to backups or exported copies.

Feedback

• If you use the feedback form, the following is stored: the name you type, your message, its type (bug or suggestion), app version, device or browser type, your in-game name and time of submission.
• Your internet (IP) address is not written to this record. To limit repeated submissions (5 at most in 10 minutes) it is held only in the server's memory and is gone at the latest when the server restarts. IP addresses written to records by earlier versions have been deleted from the server.
• Your message is forwarded to the developer: it is downloaded to the developer's computer in Türkiye and may be sent to them over WhatsApp.

Error reports (version 1.5.4 and later)

• If the app hits an unexpected error it sends a short report by itself: app version, platform (Android, iOS or web), error text and technical trace, the name of the screen that was open and, if any, the operation code.
• No name, location or login key is sent. The IP address is not written to this record.

Connection and device information

• Every time you connect, the server sees your IP address. It is held temporarily in the server's memory to limit excessive requests (gone at the latest when the server restarts); our application does not write the IP address to disk.
• When you join an operation the app sends which version generation it belongs to, so that old and new versions can work together.
• When you join an operation the app sends a persistent identifier so that you can be recognised when your connection drops and comes back: your member ID if you are a club member, otherwise a random identifier generated and stored on your phone. It is not sent to other players. If you are a side commander it is written to disk and backups with the room record, and deleted with the room.
• If you are a club member, your login key is also sent when you join an operation; the server uses it to verify your team and does not write it to the operation record.
• No advertising identifier, contacts or photo library is collected.

Camera and photos

• Only when you add a team logo or an event attachment, and only the file you choose or take.

Stored on your phone

• Your first and last name, team, login key, the organiser key of an operation you set up, the random identifier that recognises you in operations and the state of an ongoing operation are kept in the app's own storage on your phone. They are removed when you uninstall the app or clear its data.

4. What we use the data for

• Showing your side on the map, running the radio, running the game and keeping the after-action movement record.
• Managing teams, rosters and events.
• Limiting abuse, finding and fixing errors, and keeping backups against data loss.

We do not use it for anything else: no advertising, no profiling, no selling.

Legal basis in plain words: data that is necessary to provide the service to you (team, operation and event records); our legitimate interest in security, debugging and backups; and the permission you grant on your phone for location, microphone and camera. You can switch these permissions off in your phone settings at any time; the app keeps working without that feature.

5. Where the data is kept and who receives it

• Server: hosted by Railway, in a data centre in the western United States. Your data is therefore transferred outside Türkiye and the EU. As the infrastructure provider, Railway can technically access the data on the server and connection logs.
• Connection: the connection between the app and the server is encrypted (HTTPS). Files on the server are not additionally encrypted by the app.
• Maps: satellite imagery is downloaded directly to your phone from Google, with Esri as a fallback, and terrain elevation from open data hosted on Amazon (AWS). These providers see your IP address and which map area you request; they do not see your name.
• Place search: when you search for a place while creating an event, the search text you type goes to OpenStreetMap's search service.
• Share and directions buttons: WhatsApp, Telegram, Apple Maps, Google Maps and Yandex open only if you tap them.
• Developer's computer: data backups and feedback are downloaded to the developer's computer in Türkiye (see section 6).

Apart from these we do not share your data with anyone.

6. How long we keep it

• Live location: kept only in the server's memory; deleted when your connection drops.
• Movement history: kept only in the server's memory; never written to disk or backups. It is reset when a new game starts and disappears when the server restarts or the room is deleted.
• Radio audio: not kept on the server.
• Operation room (drawings, score, the casualty list and ready record containing names, text radio, side logos, the side commander's identifier): deleted 24 hours after the last person leaves. A room nobody ever entered is deleted after 1 hour. If the server is full, the room that has been empty longest may be deleted earlier.
• Text radio: the last 300 messages per room are kept (the last 100 on disk) and deleted with the room.
• Membership record (first and last name, login key, join time and last-seen day): not deleted automatically. It is deleted when you leave the team, when the captain removes you, when the team is deleted, or when the administrator deletes it at your request.
• Team record: not deleted automatically. When a team is deleted, its members and logo are deleted; the team name, the captain's name, the contact detail, the team code and the recovery code digest are also removed from the record. All that remains is the team's internal ID number, a "deleted" mark and the time of deletion; these contain no personal information. Records of teams deleted earlier have been brought to the same state. Events opened by a deleted team: if no other team has announced attendance they are deleted together with their attachments; if another team has, they are not deleted but remain on the server as cancelled, with their attachments, and still carry the name of the organising team and person. Captains cannot delete such an event; the administrator deletes it together with its attachments on request.
• Events and attachments: not deleted automatically; they stay, even after the event date, until they are deleted. If another team has announced attendance, the captain cannot delete the event, only cancel it: a cancelled event and its attachments remain on the server, and the attachment files can still be opened by their address. When the administrator deletes an event, its attachment files are deleted too.
• Feedback: no time-based deletion; the newest 2000 records are kept. Individual records are deleted on request.
• Error reports: no time-based deletion; when the file exceeds about 1 MB the oldest half is dropped. They are deleted on request.
• Server logs: kept in Railway's logging system; Railway determines the retention period.
• Backups on the server: as data changes, at most one backup per hour is taken. The newest 48 copies and one copy for each of the last 14 days that have backups are kept; older ones are deleted. Backups contain team and membership records, events and operation records. A deleted record therefore stays in backups for about 14 more days, and longer if nothing changes on the server for a long time.
• Failure and restore copies: besides the rotating backups, up to three other kinds of full copy can exist on the server: a copy of the previous save (overwritten at the next save), a copy of data that could not be loaded after a failure, and a copy of the data as it was just before the administrator restored a backup. All of them contain names and login keys. Failure and restore copies are not deleted automatically; they stay until deleted by hand. A deleted record can remain in these copies for longer than 14 days.
• Copies on the developer's computer: with every new release a copy of the data is taken to the developer's computer; a copy of feedback is also kept there. If the administrator hands out recovery codes to captains, the team name, the captain's name and the code are also written to a file on that computer. There is no automatic deletion for these copies.

7. How to delete your data

• In the app: leave your team and your membership record is deleted. If you are a captain you can delete the team; all members and the logo are deleted, and the team name, your name and your contact detail are removed from the record too. The captain of the team that opened an event can delete the event and its attachments if no other team has announced attendance; if one has, the event cannot be deleted, only cancelled, and it stays on the server with its attachments.
• On your phone: uninstall the app or clear its data.
• By writing to us: e-mail info@nomads.zone and tell us which team you are registered in and under which name. Since there are no accounts, this is the only way we can find you. We answer your request within 30 days at most and tell you when the deletion is done.
• What we delete from the server on request: your membership record, your feedback records, error reports (they contain no name; they are deleted by operation code or by time), events and their attachments (including cancelled ones). The record of a captain whose team still exists is not deleted on its own; it is deleted together with the team.
• What cannot be deleted immediately: rotating backups on the server expire on their own cycle (about 14 days). We delete failure and restore copies and the copies on the developer's computer by hand. We cannot delete individual lines in Railway's logging system; they are removed when Railway's retention period ends. A feedback message that was forwarded to the developer over WhatsApp is deleted from that chat separately.

8. Your rights (KVKK and GDPR)

You can ask us to:

• Tell you whether we hold data about you, what it is, what it is used for and to whom it is transferred.
• Give you a copy of your data.
• Correct data that is wrong or incomplete.
• Delete your data.
• Stop or restrict the processing of your data.

We answer these requests within 30 days at most. If you are not satisfied with our answer you can complain to the Personal Data Protection Authority (KVKK) in Türkiye or, if you live in the EU, to the data protection authority of your country.

9. Children

The app is not directed at children; people under 13 should not use it. The app does not ask for age and does not verify it. If you believe a child's data has reached us, write to us and we will delete it.

10. Things you should know about security

• Joining an operation requires only the operation code. Anyone who knows the code and joins your side sees your location; everyone in the operation sees your first and last name. Share the code only with your players.
• A team code is enough to join a team. Anyone who knows the team code and a member's first and last name can sign in as that member; this applies to the captain too: a person signing in as the captain sees the roster and can remove players and delete the team. Because your name is visible to everyone in an operation, share the team code only with your teammates. If the code has reached the wrong people, the captain can renew it.
• Logo and event attachment files open without login. Their addresses cannot be guessed, but anyone who is given the address can see the file.

11. Changes to this policy

If this policy changes, the new version is published on this page and the date at the top is updated.

12. Contact

For questions and requests: info@nomads.zone